Будучи предпринимателем, вам нужно носить многочисленные шляпы. И по мере роста вашего бизнеса список шляп становится длиннее. Внезапно вы понимаете, что в сутках не хватает часов, чтобы все успеть.
Это приводит к стрессу. Фактически, опрос Gallup Wellbeing Index показал, что около 45% предпринимателей испытывают высокий уровень стресса.
Если вы близки к этому уровню, пора искать помощь — либо в виде найма кого-то, либо в виде аутсорсинга.
Хотя наем кого-то для работы на дому имеет свои преимущества, он не всегда оправдан, особенно если вы управляете небольшим бизнесом с ограниченным бюджетом. Здесь на помощь приходит аутсорсинг.
Аутсорсинг — это процесс найма внешней компании или отдельного лица для выполнения конкретной задачи или работы за вас.
Другой стороной может быть фрилансер, агентство, фирма или даже виртуальный помощник . Работа, с которой они вам помогут, может быть чем угодно: от обслуживания клиентов до ввода данных или даже чего-то конкретного, например, маркетинга в социальных сетях или разработки приложений .
Но для предпринимателя передача ваших бизнес-задач кому-то другому может быть пугающей. Как вы можете гарантировать, что они поймут ваше видение и выполнят качественную работу?
Вот полное руководство по аутсорсингу, призванное помочь вам работать более эффективно и избежать ошибок при аутсорсинге.
Почему вы должны аутсорсинг?
Давайте посмотрим правде в глаза. Невозможно делать все самостоятельно, особенно когда вы занимаетесь бизнесом. Более того, найм и управление талантливыми штатными сотрудниками является большой проблемой, и как только вы их найдете, вам нужно будет провести обучение, которое требует времени и денег.
Аутсорсинг может быть отличным решением для бизнеса, поскольку он позволяет выполнять работу, не беспокоясь ни о чем из вышеперечисленного. Вы можете нанять кого-то для конкретной задачи, и они выполнят работу в соответствии с вашими требованиями.
Помимо этого, вот еще несколько причин, по которым аутсорсинг может быть полезен для вашего бизнеса:
Эксперты работают
Аутсорсинговые компании, фрилансеры, виртуальные помощники и т. д. являются экспертами в своей области и точно знают, что делают. У них есть необходимые навыки и опыт, чтобы выполнить работу быстро и качественно.
Вы можете сосредоточиться на своей основной деятельности
Аутсорсинг непрофильных видов деятельности даст вам больше времени, чтобы сосредоточиться на вещах, которые наиболее важны для вашего бизнеса. Это потому, что вам не придется тратить время и ресурсы на задачи, с которыми может легко справиться кто-то другой.
Вы можете сэкономить много денег
Фрилансеры, как правило, более доступны, чем штатные сотрудники. При аутсорсинге вам нужно платить только за проделанную работу, а не за какие-либо другие льготы, такие как медицинская страховка или оплачиваемый отпуск, которые могут составить большую сумму денег.
Это повышает эффективность
Когда вы используете аутсорсинг, вы подключаетесь к пулу талантов, к которому в противном случае у вас не было бы доступа. Это означает, что вы можете выполнять работу быстрее и эффективнее.
Что вы можете передать на аутсорсинг?
С технической точки зрения, вы можете отдать на аутсорсинг все, что захотите. Однако некоторые задачи чаще отдаются на аутсорсинг, чем другие.
К наиболее популярным аутсорсинговым услугам относятся:
Кадровое обеспечение и другие кадровые функции
Веб-разработка и разработка приложений
Написание контента
Цифровой маркетинг
Ввод данных
Обслуживание клиентов
Бухгалтерия и бухгалтерия
Однако, чтобы найти то, что вы «должны» передать на аутсорсинг, выполните следующие действия:
Аутсорсинговые задачи, которые следуют определенному процессу
Повторяющиеся задачи, такие как обслуживание клиентов или ввод данных, часто требуют соблюдения установленного процесса. Этот процесс можно легко задокументировать и передать кому-то другому.
Все, что вам нужно сделать, это разработать СОП (стандартную рабочую процедуру) для задачи, а затем найти кого-то, кто ее выполнит. Виртуальные помощники часто являются отличным вариантом для таких аутсорсинговых процессов.
Аутсорсинговые задачи, которые отнимают много времени
Установите приложение для отслеживания времени, например TimeDoctor , и используйте его, чтобы узнать, сколько времени у вас занимают различные задачи. Если есть какие-либо задачи, которые постоянно отнимают у вас много времени, то передача их на аутсорсинг экспертам может стать отличным способом выполнить их быстрее и эффективнее.
Некоторые примеры трудоемких задач, которые могут быть переданы на аутсорсинг, включают:
Маркетинг в области СМИ
Контент-маркетинг
Рекламная рассылка
Поисковая оптимизация (SEO)
Графический дизайн
Веб-дизайн и разработка
Аутсорсинг таких задач может помочь вам двумя способами:
Вы можете сосредоточиться на более важных задачах, которые нельзя передать на аутсорсинг.
Вы можете выполнять работу быстрее, так как специалисты могут сделать это лучше и быстрее, чем вы.
Аутсорсинг разовых задач
Разовые задачи, такие как разработка логотипа , ввод данных или даже дизайн веб-сайта, могут быть легко переданы на аутсорсинг экспертам на таких платформах, как Fiverr и Upwork .
Вам просто нужно опубликовать свои требования на этих платформах, и фрилансеры со всего мира пришлют вам предложения.
Аутсорсинговые задачи, требующие особых навыков или опыта
Задачи, требующие определенных навыков или опыта, такие как SEO, маркетинг в социальных сетях или копирайтинг, часто дают лучшие результаты, если их выполнять на стороне экспертов.
Это связано с тем, что эти специалисты обладают необходимыми навыками и опытом для эффективного выполнения работы.
Что нельзя отдавать на аутсорсинг?
Независимо от того, насколько велик или мал ваш бизнес, есть определенные задачи, которые вы никогда не должны отдавать на аутсорсинг.
Знайте, что все, что вы можете отдать на аутсорсинг, могут передать и ваши конкуренты. Так что вам нужно иметь этот особый соус в ваших руках.
Никогда не отдавайте на аутсорсинг свою основную компетенцию.
Это ваше конкурентное преимущество и то, что делает вас уникальным. Это единственное, что отличает ваш бизнес от конкурентов .
Например, производитель телефонов может передать производство и сборку своих телефонов сторонней компании. Но она никогда не будет отдавать дизайн или разработку своих телефонов на аутсорсинг.
Ваша основная компетенция — это то, что делает вас уникальным и дает вам преимущество перед конкурентами. Так что никогда не отдавайте это.
Где можно заказать аутсорсинг?
Когда дело доходит до аутсорсинга, вы можете выбрать три альтернативы:
Биржи фрилансеров
Аутсорсинговые агентства
Виртуальные помощники
биржи фрилансеров
Подумайте об Amazon для аутсорсинга. Это платформы, которые объединяют компании и фрилансеров со всего мира. Лучшая часть? Вы можете начать с аутсорсинга за небольшую часть стоимости.
Используйте эти торговые площадки для аутсорсинга услуг, основанных на навыках, таких как социальные сети, контент-маркетинг, графический дизайн, веб-разработка и исследование продуктов. Однако такие услуги, как производство, требующие физического труда, не могут быть переданы на аутсорсинг через эти платформы.
Вот несколько популярных бирж фрилансеров :
Fiverr: Fiverr — одна из самых популярных площадок для аутсорсинга, на которой размещено более 3 миллионов концертов. От тривиальной задачи, такой как создание публикации в социальных сетях, до сложных проектов веб-разработки, вы можете найти практически все на Fiverr, начиная всего с 5 долларов.
Upwork: Upwork идеально подходит, если вы ищете аутсорсинговые проекты, требующие большего опыта и знаний. Платформа может похвастаться доказательством качества, где вы можете проверить рейтинги и отзывы поставщиков аутсорсинга, прежде чем принять решение о работе с ними.
99designs: если вам нужна помощь с брендингом или дизайном, 99designs — это ваша аутсорсинговая платформа. Платформа соединяет предприятия с глобальной сетью творческих профессионалов, которые могут помочь во всем, от дизайна логотипа до разработки веб-сайта.
Вы даже можете поручить повторяющиеся задачи людям, которых вы найдете на этих платформах, что может высвободить еще больше вашего времени для работы над другими аспектами вашего бизнеса.
Аутсорсинговые агентства
Аутсорсинговые агентства — отличный вариант, если вам нужно передать на аутсорсинг более сложные задачи или целые процессы (такие как обслуживание клиентов, производство, сборка и т. д.). В этих агентствах есть команда экспертов, которые могут взяться за ваш проект и выполнить работу быстро и эффективно.
При работе с аутсорсинговым агентством у вас обычно есть менеджер проекта, который будет вашим основным контактным лицом. Этот человек позаботится о том, чтобы ваш проект шел по плану и чтобы вы были довольны работой.
Вот лучшие аутсорсинговые агентства, с которыми вы можете рассмотреть возможность сотрудничества:
Wipro
Аксенчер
Делойт
IBM
Инфосис
Знающий
HCL-технологии
Консультационные услуги Тата (TCS)
Это лишь некоторые из многих аутсорсинговых агентств, с которыми вы можете рассмотреть возможность сотрудничества. Проведите исследование и найдите того, кто, как вы уверены, сможет справиться с вашим проектом и удовлетворить ваши потребности в аутсорсинге.
Кроме того, знайте, что работа с аутсорсинговым агентством может быть дороже, чем работа с фрилансерами, но часто это стоит вложений, потому что вы получите команду экспертов, работающих над вашим проектом.
Виртуальные помощники
Виртуальный помощник или виртуальный помощник — это независимый подрядчик, которого вы можете нанять для решения различных бизнес-задач, включая, помимо прочего, обслуживание клиентов, маркетинг в социальных сетях, ведение бухгалтерского учета, ввод данных и многое другое.
Ваш виртуальный помощник — это не ваш сотрудник и не фрилансер, а человек, которого вы наняли для выполнения конкретных задач или проектов на контрактной основе.
Например, вы можете нанять виртуального помощника, чтобы:
Управляйте своими учетными записями в социальных сетях
Отвечайте на запросы клиентов
Рассылайте электронные бюллетени
Ввод данных
Обеспечьте обслуживание клиентов
И многое другое!
Наем VA может быть отличным аутсорсинговым решением для предпринимателей , которым нужна помощь в решении административных задач, но у которых нет бюджета для найма штатного сотрудника. В конце концов, наем сотрудника стоит больше, чем просто заработная плата — вы также должны учитывать льготы, накладные расходы и другие сопутствующие расходы.
Есть несколько специализированных платформ для найма виртуальных помощников , где вы можете найти качественных виртуальных помощников, таких как:
Зиртуал
Виртуальный
ВАСумо
Время и т. д.
Или вы можете просто опубликовать концерт на аутсорсинговых площадках, таких как Fiverr и Upwork .
Аутсорсинг против автоматизации
Многочисленные задачи, которые когда-то выполнялись людьми, теперь можно автоматизировать с помощью технологий. Это привело к тому, что некоторые владельцы бизнеса сместили акцент в аутсорсинге с сотрудников на технологические решения.
Вот некоторые примеры —
Такие приложения, как Social Bee , Radaar , Later и Hootsuite , помогают планировать и автоматизировать публикации в социальных сетях.
Вы можете использовать такие инструменты, как IFTTT, Zapier и Pabbly Connect, для автоматизации различных бизнес-задач, от автоматической отправки электронных писем до создания счетов. Например, вы можете настроить Zap, который автоматически генерирует и отправляет счет вашему клиенту каждый раз, когда вы выполняете задачу в своем программном обеспечении для управления проектами.
Чат-боты, такие как Drift, HubSpot Sales и Intercom, можно использовать для автоматизации задач обслуживания клиентов, таких как ответы на часто задаваемые вопросы, планирование встреч и отправка ценовых предложений.
Средства записи с искусственным интеллектом на базе GPT-3, такие как Jasper , ClosersCopy и Frase, можно использовать для создания высококачественного, SEO-оптимизированного контента для вашего блога или веб-сайта всего за несколько кликов.
Маркетинговые кампании по электронной почте можно автоматизировать с помощью таких сервисов, как Moosend , Mailchimp и ActiveCampaign .
Но какими бы хорошими ни были технологии автоматизации, некоторые задачи аутсорсинга просто не могут быть заменены машиной.
Например, если вы управляете интернет-магазином, автоматизация чат-бота без вмешательства человека может привести к снижению удовлетворенности клиентов.
Как эффективно использовать аутсорсинг?
Аутсорсинг — это искусство, и, как и в любом искусстве, им нужно время, чтобы овладеть им.
Есть несколько ключевых моментов, о которых вам нужно помнить, если вы хотите эффективно использовать аутсорсинг:
Разделяй и властвуй
Первым шагом к эффективному аутсорсингу является разделение вашей работы на основные и второстепенные задачи.
Основные задачи — это те, которые необходимы для вашего бизнеса, такие как разработка продукта, маркетинговая коммуникация и т. д.
С другой стороны, непрофильные задачи — это те, которые вы можете делегировать экспертам, такие как поддержка клиентов, бухгалтерский учет и ИТ.
Эффективная стратегия аутсорсинга требует, чтобы вы делегировали все второстепенные задачи, сохраняя при этом контроль над основными задачами.
Сначала поймите задачу самостоятельно
Вы не можете рассчитывать на эффективное делегирование задачи, если сначала сами в ней не разберетесь.
Потратьте время, чтобы узнать о задаче, ее целях и ожидаемых результатах.
Запишите каждый KPI , веху и результаты, которые вы ожидаете от партнера по аутсорсингу. Вы даже можете создать СОП (стандартную операционную процедуру), если задача достаточно сложна.
Делая это, вы можете быть уверены, что отдаете нужные задачи нужным людям.
Выберите правильную платформу для найма
Хотя вы можете найти практически любого партнера по аутсорсингу на таких платформах, как Fiverr и Upwork, не все платформы созданы равными.
Некоторые задачи аутсорсинга носят более деликатный характер и требуют более высокого уровня доверия между вами и партнером по аутсорсингу.
Например, Gigster может быть лучшей платформой, если вы планируете передать весь свой отдел разработки на аутсорсинг, по сравнению с Fiverr, который больше фокусируется на разовых задачах и краткосрочных проектах.
Подробно изложите свои требования
Платформы аутсорсинга либо просят вас опубликовать концерт или вакансию с подробным описанием, либо объединяют вас с партнерами по аутсорсингу в зависимости от ваших потребностей.
В любом случае важно предоставить как можно больше подробностей о задаче или проекте, который необходимо выполнить.
Это включает в себя все, от конкретных навыков, необходимых для выполнения задачи, до результатов, которые вы ожидаете в конце проекта.
Чем больше подробностей вы предоставите заранее, тем проще будет найти подходящего партнера по аутсорсингу и избежать недопонимания в будущем.
Проверьте их учетные данные
Точно так же, как вы не стали бы нанимать сотрудника, не проверив сначала его рекомендации, вы не должны работать с партнером по аутсорсингу, не проверив сначала его учетные данные.
При проверке аутсорсинговых платформ обратите особое внимание на отзывы и отзывы других пользователей.
Вы также должны взглянуть на портфолио партнеров по аутсорсингу, чтобы получить представление об их предыдущей работе и о том, подходит ли их стиль для вашего проекта.
Иметь хорошо составленный договор
После того, как вы нашли партнера по аутсорсингу, с которым хотите работать, пришло время составить договор.
Этот шаг важен, потому что он поможет защитить вас и аутсорсинговую сторону в случае, если что-то пойдет не так во время проекта.
Ваш контракт должен включать подробный объем работ с указанием того, какие именно задачи будут выполнены и к какому сроку.
Он также должен включать положения о праве собственности на интеллектуальную собственность и конфиденциальности.
Быть вовлеченным в проект
Тот факт, что вы используете аутсорсинг, не означает, что вы можете полностью отказаться от проекта.
Вы по-прежнему должны участвовать в надзоре за работой, чтобы убедиться, что она выполняется правильно и в соответствии с вашими спецификациями.
Лучший способ сделать это — организовать регулярные встречи с аутсорсинговой стороной, чтобы вы могли оставить отзыв и ответить на любые вопросы, которые могут у них возникнуть.
Нижняя граница?
Аутсорсинг может быть отличным способом сэкономить время и деньги, но важно понимать, подходит ли это решение для вашего бизнеса. Если да, то что необходимо учесть перед аутсорсингом, что можно передать на аутсорсинг и т.д.
Потратьте время на исследования и работу с авторитетной аутсорсинговой компанией, чтобы обеспечить успешное завершение вашего проекта.
