Как писать профессиональные деловые электронные письма: руководство для начинающих

Независимо от того, являетесь ли вы сотрудником, предпринимателем или блоггером, работающим профессионалом или стремящимся им стать, написание хороших профессиональных электронных писем является важным элементом ваших навыков делового общения. Со сложностью английской грамматики и постоянно растущим плотным графиком людей в наши дни привлечь внимание людей и заставить их прочитать то, что вы хотите сказать, — непростая задача.

Итак, вот окончательное руководство, которое научит вас, как лучше писать деловые электронные письма, и некоторые ошибки, которых вам следует избегать при этом.

Что такое деловые электронные письма и их типы?

Деловое электронное письмо — это письмо, которое вы составляете при переписке с коллегами, клиентами или другими людьми, связанными с вашей сферой деятельности. Проще говоря, деловая электронная почта — это просто электронное письмо, которое отправляется для выполнения транзакции или ведения бизнеса, например, для участия в собрании, отправки кому-либо счета-фактуры, общения с новыми людьми и т. д.

Деловые электронные письма бывают нескольких типов, некоторые из которых более формальны, чем другие. В зависимости от контекста, получателя и мотива деловая электронная почта может считаться холодной или теплой электронной почтой.

Холодные письма

Если ваше электронное письмо отправлено кому-то, кого вы не знаете или с кем раньше не имели дела (или когда-либо встречались), оно называется холодным электронным письмом.

Этот тип электронного письма требует от автора включения всей соответствующей информации, чтобы его сообщение было понятно и понятно. Холодные электронные письма часто связаны с запросами на конкретную транзакцию или имеют определенную цель. Например, электронное письмо, отправленное потенциальному клиенту (который, вероятно, не знает вас) с вопросом о его бизнесе, считается холодным электронным письмом.

Когда такое электронное письмо отправляется в рамках маркетингового процесса (например, при рассылке массовых информационных бюллетеней), его также называют «холодным маркетинговым электронным письмом». Их называют «холодными лид-электронными письмами», когда их отправляют, чтобы попытаться найти новые возможности для бизнеса .

Теплые письма

Теплое электронное письмо отправляется тому, кто вас знает или уже связывался с вами.

Это может быть ваш текущий клиент, коллега или даже ваш начальник. Теплые электронные письма, как правило, более краткие, менее формальные и содержат только ключевую информацию, которую необходимо знать, без каких-либо ненужных подробностей.

Например, если вы посещаете важную встречу со своим менеджером, после которой вы будете обсуждать свое повышение в компании, электронное письмо может быть кратким и по существу, указав, что вы хотите (повышение), причину, по которой вы заслуживают (из-за вашей хорошей работы в прошлом) и когда вы хотели бы встретиться (после встречи).

Компоненты деловой электронной почты

Большинство деловых писем, как правило, содержат определенные элементы. Если они не включены, электронное письмо может не достичь своей цели, и это будет пустой тратой вашего времени и усилий. Вот некоторые из этих элементов, которые вы должны иметь в каждом деловом электронном письме:

Предмет

Каждое деловое письмо требует темы. Это своего рода заголовок или идентификатор, который заставит читателя открыть письмо. Тема должна быть простой, актуальной и привлекать внимание. Например, если ваш начальник отправляет электронное письмо, чтобы сообщить всем о собрании компании, темой будет «Собрание компании».

Он также может включать двоеточие, после которого вы можете добавить дополнительную информацию, которую, по вашему мнению, важно донести. Например, если вы работаете над проектом с участием нескольких человек и хотите сообщить им о некоторых изменениях, внесенных в план, то в качестве темы можно добавить «Статус проекта: новые изменения».

Приветствие

Приветствие — это фраза, используемая для обращения к получателю в деловой электронной почте . Приветствие должно быть формальным и вежливым, в зависимости от того, кому адресовано ваше электронное письмо. Например, если вы отправляете электронное письмо своему начальнику, ваше приветствие должно быть «Уважаемый господин Де Сильва» или «Уважаемый господин». Если это адрес клиента или кого-либо, не связанного напрямую с организацией, достаточно будет «Уважаемый уважаемый клиент».

Тело и структура

Большинство деловых писем носят формальный характер. Как таковые, они требуют формальной структуры, которая позволит получателю реагировать соответствующим образом. Наиболее распространенная структура — IBC (вводное сообщение, основная часть и заключение).

• Введение. В этом разделе кратко упоминается, кто вы и как вы знаете получателя. Например, если вы представляете себя как нового сотрудника, в качестве представления можно использовать фразу «Я новый руководитель отдела маркетинга». Вы также можете указать, почему они должны прочитать письмо. Например, «Я уверен, что вам будет интересна эта информация» или «Это может вас заинтересовать».
• Тело: этот раздел содержит основную часть деловой электронной почты. Вы должны написать его лаконично и точно, чтобы получатель смог быстро его понять, а не читать бессвязный абзац. Включите все, что вы хотите сказать, без лишних деталей. Например, если вы хотите запросить у делового партнера коммерческое предложение, начните с «Попросить вас отправить коммерческое предложение, чтобы…».
• Завершение: в этом разделе вы с уважением просите того, что вы хотите от другого человека. Вы также можете указать, что ожидаете ответа, если у них есть какие-либо вопросы или опасения относительно вашего запроса. Например: «Я надеюсь услышать положительные новости на завтрашней встрече и с нетерпением жду возможности поработать с вами в будущем».

Подпись

Этот раздел включает ваше имя и контактную информацию. Если электронное письмо носит официальный характер, оно также должно содержать название вашей должности и должность. Например, «Раша Аль-Наджар — личный помощник мистера Джона Смита». Вы также можете добавить в подпись свои контактные данные, такие как адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес.

Восемь шагов для написания отличного делового электронного письма

Если вы новичок в написании деловых писем, рекомендуется выполнить следующие восемь шагов:

1. Определите свою цель: прежде чем вы начнете писать деловое электронное письмо, определите его цель. Это просьба, приглашение? Если возможно, кратко изложите свою цель примерно в двух предложениях. Это поможет вам оставаться сосредоточенным и включать только то, что имеет значение.
2. Изучите своего получателя: вы должны ориентировать свою электронную почту только на человека, которому вы ее адресуете, а не на массы. Вы делаете это, изучая своего получателя. Кто они? Каковы их интересы и поведение? Этот этап имеет решающее значение, потому что он помогает вам установить связь с вашим читателем на личном уровне. Вы даже можете попытаться выявить какие-либо взаимные связи или общих друзей. Таким образом, вы можете кратко упомянуть их в электронном письме, чтобы персонализировать его. Кроме того, проверьте профиль получателя на сайтах социальных сетей, таких как LinkedIn. Это даст вам представление об их возрастной группе и интересах. Неразумно включать слова, которые они могут не понять, особенно если они из другого поколения.
3. Напишите строку темы: в бизнесе тема вашего электронного письма очень важна, поскольку она задает тон тому, что внутри. Плохо написанная или расплывчатая тема вызовет путаницу и, возможно, непонимание со стороны получателя. Держите тему короткой и поместите самые важные слова в начало. Кроме того, убедитесь, что ваша тема не звучит как спам, так как получатель может удалить ваше письмо, даже не открывая его.
4. Обращайтесь к своему читателю: как и в любом другом сообщении, вы должны правильно обращаться к получателю. Обязательно используйте правильное приветствие (например, Уважаемый сэр, Здравствуйте, мистер Смит) и избегайте использования таких фраз, как «Для кого это может касаться» или «Уважаемая мисс, дорогой мистер». Если вы хотите быть формальным, даже не зная адресата, назовите его должность, например, «Уважаемый основатель Feedough.com». Или просто используйте такие фразы, как «Привет» или «Привет».
5. Напишите тело: в деловой электронной почте вам нужно четко и точно передать свое сообщение. Первое на первом месте: обратитесь к своей теме, а затем перейдите к тому, что вы хотите от них и почему они должны вам это дать. Если возможно, используйте маркеры, так как это облегчает чтение информации получателем. Завершите свой запрос вопросом или призывом к действию. Старайтесь, чтобы ваше электронное письмо было коротким, используйте разные абзацы для разных аргументов и старайтесь звучать как разговорный, но очень конкретный.
6. Разработайте и добавьте свою подпись: недостаточно использовать свое имя и должность. Хорошая подпись будет включать краткое описание вашей роли в компании, контактный номер и адрес электронной почты. Вы также можете добавить свои дескрипторы социальных сетей, чтобы получателю было легко связаться с вами.
7. Вычитка грамматики, орфографических ошибок и опечаток: всегда читайте свою электронную почту с точки зрения читателя. Убедитесь, что в нем нет грамматических, орфографических и типографских ошибок, поскольку эти ошибки могут стать препятствием для получателя.
8. Отправьте электронное письмо и подождите . Когда вы закончите писать электронное письмо, проверьте его еще раз и отправьте электронное письмо предполагаемому получателю. Тогда ждите их ответа.

Ключевые вещи, которые нужно помнить при написании деловой электронной почты

Когда дело доходит до деловых писем, второго шанса не существует. Важно, чтобы вы следовали определенным правилам и политикам, чтобы ваша электронная почта была профессиональной и оказывала хорошее влияние на читателя:

Держите вашу электронную почту короткой

Чем короче ваше электронное письмо, тем лучше. Длинные электронные письма обычно игнорируются или не прочитываются полностью. Будьте кратки и переходите прямо к делу.

Например, вместо удлинения предложения, такого как «Наши прошлые клиенты очень популярны и известны в своих областях, и мы гордимся тем, что сделали еще один шаг к их успеху», вы можете использовать «Мы гордимся тем, что обслуживали некоторых очень известные клиенты в прошлом».

Сделайте свою электронную почту простой

По возможности избегайте длинных отраслевых слов и используйте более простой словарный запас при написании электронного письма. Используйте простые для понимания слова, которые быстро читаются.

Например, вместо того, чтобы пытаться казаться умным, используя фразу «многогранная, кросс-платформенная технология», вы можете использовать «многофункциональный веб-сайт».

Держите вашу электронную почту официальной

Держите вашу электронную почту формальной и уважительной. Может быть, проще написать небрежный тон, но постарайтесь, чтобы он оставался профессиональным. Но не делайте это слишком профессиональным. Постарайтесь найти идеальный баланс между слишком формальным и слишком случайным, и помните о том, какие отношения у вас есть или вы хотите построить с получателем. Кроме того, добавление нотки тепла и уважения в электронное письмо помогает лучше наладить контакт с получателем. 

Используйте инструмент для копирайтинга с искусственным интеллектом

Сегодня вы можете писать привлекательные деловые электронные письма, даже если вы новичок в этом процессе. Существует ряд инструментов для копирайтинга с искусственным интеллектом, которые помогут вам писать электронные письма самым простым способом. Например, ClosersCopy , Jasper и Rytr — это инструменты для написания электронных писем на основе искусственного интеллекта, которые могут помочь вам создавать электронные письма в кратчайшие сроки — без необходимости вносить необходимые настройки.

Избегайте пассивного залога

Пассивный залог звучит расплывчато и может затруднить понимание читателем того, что вы пытаетесь сказать. Вместо этого попробуйте использовать активный залог. Например, вместо того, чтобы написать «Возможность будет обсуждена нами в ближайшее время», используйте «Мы обсудим эту возможность в ближайшее время».

Используйте маркеры, чтобы было легко читать

Длинные абзацы могут быть трудными для чтения и понимания. Они могут запутать вашего читателя и полностью потерять его внимание. Вместо этого используйте маркеры для легкого и быстрого понимания темы.

Например, вместо того, чтобы писать «Мы являемся ведущим веб-сайтом электронной коммерции в этой отрасли, потому что мы предоставляем нашим клиентам услуги высочайшего качества, которые включают доступность широкого ассортимента продуктов, круглосуточное обслуживание клиентов и т. д.», использовать

«Наш розничный интернет-магазин предлагает:

• Широкий ассортимент продукции
• Круглосуточная служба поддержки клиентов.»

Старайтесь не звучать как робот

Не рекомендуется слишком официальный тон. Использование таких слов, как «в силу того, что» или «было бы приятно, если бы» делает ваше электронное письмо роботизированным. Вместо этого используйте простые слова для большей ясности.

Например, вместо «В соответствии с вашим запросом» используйте «В соответствии с вашим запросом».

Проверьте свое электронное письмо перед отправкой

Проверьте свою электронную почту на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Это может не иметь большого значения, когда вы пишете друзьям, используя непринужденный язык, но в деловых электронных письмах любая небольшая ошибка может нанести ущерб имиджу вашей организации или бренда.

Grammarly и Hemingway — два самых популярных инструмента искусственного интеллекта, которые вы можете использовать для перепроверки своих электронных писем перед их отправкой. Эти инструменты выявляют грамматические и орфографические ошибки, многословие и общую удобочитаемость, а также предлагают изменения, чтобы вы могли сделать свою электронную почту менее сложной, более легкой для чтения и улучшить общую ясность.

Избегайте хеджирования

Хеджирование — это когда люди используют языковые приемы, выражающие неуверенность и нерешительность, чтобы казаться вежливыми. Такие слова и фразы, как «может быть», «я думаю», «мне кажется», «было бы здорово, если бы», «должен быть в состоянии» и «в принципе» могут показаться хорошей идеей в то время, но в конечном итоге заканчиваются до ослабления сильного утверждения.

Например, вместо того, чтобы писать «Я думаю, что мы могли бы сделать это», попробуйте «Мы можем сделать это».

Используйте вложения и ссылки с осторожностью

Поскольку получателем может быть кто-то, кто не слышал о вас раньше, он может проявлять особую осторожность при открытии любого вложения или ссылки, которые вы прикрепляете к своему электронному письму. Старайтесь не загромождать свои первоначальные электронные письма чрезмерными ссылками или вложениями.

Как отформатировать вашу деловую электронную почту

Правильное форматирование электронной почты облегчает чтение и понимание. Как и в случае с маркерами, слова, выделенные жирным шрифтом или курсивом, могут помочь привлечь внимание к конкретной информации. Использование заглавных букв и подчеркивания не рекомендуется, так как это сделает ваше электронное письмо непрофессиональным и трудным для чтения.

Кроме того, если ваша электронная почта будет перенаправлена ​​​​в различные отделы или людям, используйте ЖИРНЫЙ и ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ для важной информации, чтобы четко видеть самую важную информацию в электронном письме.

Как общее правило:

• Используйте размер шрифта 10-12 для основного текста,
• Шрифты с засечками легче читать на экране,
• Arial, Helvetica, Times New Roman и Verdana — одни из лучших шрифтов, которые вы можете использовать для своей электронной почты.
• Избегайте использования заглавных букв в строке темы (такое ощущение, что вы кричите),
• Выделить важную информацию жирным шрифтом для лучшей читабельности,
• Используйте отступы и разрывы строк, чтобы упростить структуру электронной почты.
• Избегайте использования нескольких цветов шрифта,
• Сохраняйте стандартный размер шрифта во всей электронной почте,
• Не используйте более двух стилей шрифта.

Нижняя граница?

Нет никаких сомнений в том, что современное деловое общение стало намного более непринужденным. Однако важно иметь в виду, что даже если вы отправляете менее официальное электронное письмо, получатель может увидеть его как представителя вашего официального бренда или компании, который с ним общается.

Использование формального языка и лаконичность увеличивают шансы получить ответ от читателя, потому что он может четко понять, что вы хотите сказать, без какой-либо путаницы. Эта тактика будет иметь большое значение для повышения удовлетворенности клиентов.

Наконец… помните, не бойтесь использовать смайлики! Мир не был бы прежним без ????

И мы надеемся, что эти советы помогут вам лучше писать электронные письма и получать больше ответов!