Что такое виртуальный помощник и как он помогает бизнесу?

Несколько десятилетий назад работа сотрудников из дома казалась футуристической концепцией. Сегодня в компаниях есть сотрудники, с которыми они никогда не встречаются, они передают работу людям в странах, которые они никогда не посещали, и даже делегируют задачи людям, которые выполняют такие задачи двадцати других фирм.

Виртуальный помощник — одна из таких концепций, получившая широкое распространение в последние несколько лет. Это человек, который работает на вашей стороне на каждом этапе пути, следя за тем, чтобы все ваши детали были учтены. Это может быть ваш личный помощник, секретарь, бухгалтер, бухгалтер, оператор факса/телефона, экспедитор, инспектор по контролю качества или какой-либо другой помощник по административным вопросам, который вам нужен.

Но люди часто неправильно понимают, что такое виртуальный помощник. Для них это звучит как какое-то причудливое слово «секретарь». Но это неправда. Существует большая разница между наличием виртуального помощника и наличием традиционного секретаря. В этой статье мы подробно расскажем о таких различиях и объясним, что такое виртуальный помощник, каковы его обязанности, сколько они стоят и стоят ли они того.

Что такое виртуальный помощник?

Виртуальный помощник или VA — это независимый подрядчик, который помогает клиенту с услугами поддержки, но не работает внутри компании.

То есть они обычно не являются работниками организации. Что они делают, так это работают как расширение компании, что позволяет бизнесу сосредоточиться на своей основной деятельности.

Вы можете нанять виртуального помощника для решения любых административных или вспомогательных задач, с которыми вы сталкиваетесь. Виртуальные помощники охватывают все это и многое другое, будь то отправка счетов, хранение заказов клиентов, забота о маркетинговых деталях, ведение бухгалтерского учета, ответы на телефонные звонки или обработка ваших операций цифрового маркетинга. Многие предприятия используют виртуальных помощников, чтобы высвободить время и сосредоточиться на развитии своего бизнеса. Другие используют их для сокращения расходов; поскольку им не нужно платить накладные расходы за офисные помещения, оборудование и т. д.

Виртуальный помощник не обязательно работает только для одного клиента за раз. Некоторые виртуальные помощники работают на постоянной основе для нескольких клиентов. Клиентами могут быть физические лица, предприятия, ассоциации, некоммерческие организации или любые другие организации. Независимо от договоренности, виртуальный помощник взимает плату за свои услуги. Эта плата обычно основана на проектной или почасовой основе.

Но виртуальный помощник — это не фрилансер .

Основное различие между фрилансерами и виртуальными помощниками заключается в том, что виртуальный помощник работает в рамках корпоративной структуры, тогда как фрилансер действует независимо. Это означает, что виртуальный помощник, даже если он является независимым подрядчиком, обычно будет подчиняться кому-то, занимающему высшую руководящую должность, например, вам или вашему генеральному директору. С другой стороны, фрилансеру не перед кем отвечать.

Какие услуги предоставляют виртуальные помощники?

Виртуальные помощники предоставляют широкий спектр услуг. Самыми основными являются общие виртуальные сервисы, такие как:

Отвечать на звонки (в том числе принимать заказы, назначать встречи и предоставлять идентификатор вызывающего абонента),
Бронирование путешествий (включая отели, прокат автомобилей и авиабилеты),
Управление маркетинговой информацией (включая ответы на электронные письма, письма и телефонные звонки клиентов),
Ввод данных (ввод информации в компьютер, такой как адреса, номера телефонов и т. д.) и
Отправка счетов .

Далее идут конкретные виртуальные сервисы, такие как –

Написание контента и управление им : некоторые виртуальные помощники пишут статьи и информационные бюллетени для своих клиентов. Некоторые также берут на себя все необходимое для публикации веб-сайта, включая создание веб-сайта, загрузку контента, рассылку пресс-релизов и обработку всех запросов клиентов.
Маркетинг в поисковых системах и поисковая оптимизация (SEO): в зависимости от уровня навыков помощника они могут увеличить органический трафик клиента, выполнив некоторые или все действия по поисковому маркетингу.
Маркетинг в социальных сетях: несколько помощников имеют опыт использования различных платформ социальных сетей (таких как Facebook, Twitter, Instagram и т. д.) для повышения узнаваемости бренда, создания идентичности бренда и увеличения продаж. Они могут помочь вам создавать и публиковать контент для ваших профилей в социальных сетях, отслеживать ваши существующие публикации и лайки и даже использовать эти данные для создания более эффективных кампаний.
Маркетинг по электронной почте: многие помощники могут создать убедительное коммерческое сообщение и отправить его по электронной почте. Они могут создать всю маркетинговую кампанию по электронной почте или выполнять только «сложные» части, такие как написание рекламного текста и составление списка рассылки.
Бухгалтерский учет: виртуальные помощники могут даже помочь вам управлять своими личными или деловыми счетами. Они могут подготовить все ваши счета, согласовать ваши банковские выписки, оплатить ваши счета в Интернете и даже подать ваши налоги за вас.
Обслуживание веб-сайта: Обеспечение технического состояния сайта, проведение эффективных тестов для поиска и устранения проблем, обновление контента по мере необходимости и т. д. Клиенты могут захотеть, чтобы их веб-сайт был «няней», или они могут захотеть сделать это самостоятельно, но либо Таким образом, наличие помощника, обеспечивающего бесперебойную работу, является большим плюсом для всех участников.
Веб-разработка: если у клиента уже есть сайт, и он просто нуждается в том, чтобы он был более удобным для пользователя, более функциональным или просто нуждается в обновлении некоторых новых функций, помощник может помочь, выполнив некоторые базовые модификации кода.
Отношения с клиентами: многие клиенты ценят отзывы довольных клиентов, которые можно собирать и использовать на сайте или в других маркетинговых кампаниях.
Обслуживание клиентов: решение всех вопросов обслуживания клиентов, таких как возврат средств, изменение заказов, проблемы с доставкой и т. д.
Редактирование изображений, аудио и видео. Ваш виртуальный помощник может выполнять простые задачи по вырезанию частей речи, созданию снимка экрана или устранению проблемы с видео или фото. Они также могут помочь вам создать более сложный контент, делая заметки, когда вы говорите о том, что вы хотите включить в свою рекламную презентацию, а затем создавая фактическую письменную копию или запись того, как вы это говорите.

Хотя это некоторые из наиболее очевидных обязанностей виртуального помощника, это лишь верхушка айсберга. Основная обязанность хорошего виртуального помощника — помочь владельцу бизнеса в ведении бизнеса. И именно здесь у большинства предприятий возникают проблемы.

Преимущества найма виртуального помощника

Благодаря развитию технологий и лучшему общению двум людям, которые не находятся в одном физическом месте, проще, чем когда-либо, работать вместе над проектами. Фактически, многие малые предприятия (и даже некоторые крупные) используют виртуального помощника с большим преимуществом. Вот лишь некоторые из преимуществ найма виртуального помощника:

Низкие затраты: удаленная работа может существенно повлиять на итоговый результат бизнеса. Это имеет смысл не только с экономической точки зрения, но и с точки зрения времени. В конце концов, вам не нужно платить за офисные помещения, оборудование, заработную плату и т. д. Это может означать экономию в несколько тысяч долларов в год.
Меньше обязанностей, связанных с сотрудниками: когда вы передаете свои административные задачи виртуальному помощнику, вы устраняете многое из того, что в противном случае было бы расходами и обязанностями сотрудников. Потому что ваш VA работает не как наемный работник, а как независимый подрядчик. Вы экономите на льготах, таких как медицинское страхование, пенсионные взносы, отпускные и т. д. Кроме того, поскольку ваш VA не является вашим «сотрудником», он не подпадает под строгий контроль IRS в отношении вычетов подоходного налога и тому подобного.
Физическое присутствие не требуется. Одним из самых больших преимуществ работы с виртуальным помощником является то, что вам или вашему бизнесу не нужно физически присутствовать в определенном географическом месте.
Больше времени: удаленная работа позволяет вам тратить больше времени на действия, которые приносят вам прибыль, вместо того, чтобы тратить его на неосновные виды деятельности, такие как оплата счетов, ответы на электронные письма, публикации в социальных сетях и т. д. Кроме того, делегирование работы виртуальным активам освобождает накопить много умственной энергии, что позволит вам быть более продуктивным. Кроме того, вы получаете больше времени для себя, а это значит, что у вас будет больше времени, чтобы заняться своими хобби, взять столь необходимый отпуск, отправиться в долгожданный отпуск или просто расслабиться.
Повышение производительности. Одна из основных причин, по которой люди делегируют второстепенную работу виртуальным помощникам, заключается в повышении их производительности. Более того, поскольку виртуальные помощники сами являются экспертами в своем деле, они, как правило, имеют более высокий уровень эффективности и дают результаты быстрее и с меньшим количеством ошибок, чем это мог бы сделать «неопытный» владелец бизнеса.
Лучшее управление работой: делегирование задач виртуальным помощникам позволяет вам сосредоточиться на общей картине, не увязая в деталях. Вам не нужно контролировать работу вашего VA на микроуровне; вместо этого вы можете просто заходить время от времени и направлять по мере необходимости. Аутсорсинг ваших административных задач позволяет вам вернуться к сути того, чтобы быть владельцем бизнеса. Решающие вещи, которые делают ваш бизнес успешным. То, что на самом деле приносит вам прибыль. Видите ли, когда вы отдаете на аутсорсинг непрофильные задачи, вы высвобождаете свое время и энергию, чтобы стать более продуктивными, что позволяет вам получать больше прибыли для своего бизнеса.
Низкие эксплуатационные расходы: поскольку виртуальные помощники являются экспертами в своем деле, они требуют гораздо меньше контроля и обучения, чем сотрудники. Таким образом, они требуют гораздо меньше вашего времени и энергии, поэтому вы можете потратить их на то, что наиболее выгодно… на ведение своего бизнеса!
Заполните пробелы в навыках. Еще одним преимуществом использования VA является то, что он может заполнить пробелы в навыках в вашем бизнесе. Например, предположим, что у вас нет опыта или времени, чтобы написать продающее письмо определенного типа. Виртуальный помощник, специализирующийся на письме, может сделать это за вас за небольшую часть стоимости и с гораздо большей скоростью и точностью, чем вы могли бы сделать это самостоятельно.
Душевное спокойствие: одна из основных причин, по которой люди нанимают виртуального помощника, заключается в том, чтобы иметь некоторое «душевное спокойствие», зная, что они позаботятся о своих вещах, не беспокоясь о том, чтобы сделать это самостоятельно. Когда вы нанимаете кого-то для выполнения рутинной работы, это позволяет вам вернуться к управлению своим бизнесом и увеличению прибыли без необходимости вникать в каждую мелочь.

Недостатки найма виртуального помощника

В то время как тенденция демонстрирует преимущества найма виртуального помощника в центре внимания, виртуальные помощники имеют свой собственный набор недостатков. Это:

Проблемы с коммуникацией: компании обычно склонны нанимать виртуальных помощников из таких стран, как Индия и Филиппины, потому что они относительно дешевы по сравнению с американцами или европейцами. Следовательно, виртуальный помощник часто работает в часовом поясе, отличном от часового пояса работодателя. Это делает общение настоящей проблемой. Например, если ваш виртуальный помощник находится в Индии, а вы в Калифорнии, он будет работать на противоположной стороне земного шара. Таким образом, любое общение в реальном времени с ним будет затруднено. Эта проблема усугубляется еще и тем, что многие виртуальные помощники из таких могут плохо владеть английским языком.
Угроза безопасности. Еще одним серьезным недостатком найма виртуального помощника является связанный с этим риск безопасности. Учтите следующее: во многих случаях эти люди будут иметь доступ к наиболее конфиденциальной информации вашей компании, такой как данные вашего банковского счета, номера кредитных карт, пароли электронной почты и так далее. Более того, виртуальные помощники не проверяются никаким регулирующим органом, поэтому вы можете столкнуться с человеком, который ворует у вас и сбегает с вашими деньгами.
Отсутствие необходимого надзора: для рабочих мест, требующих тщательного надзора или микроуправления, модель VA может стать катастрофой.
Проблема с несколькими клиентами: поскольку виртуальный помощник является независимым подрядчиком, он может обслуживать более одного клиента. Это может привести к потере внимания и задержке ответов.
Отсутствие честности. Еще одна вещь, которую следует учитывать, — это отсутствие честности среди значительного процента виртуальных помощников. Почему? Просто потому, что они так стремятся угодить своим клиентам, они скажут или сделают почти все, чтобы получить работу.

Стоит ли нанимать виртуального помощника?

Не существует единого размера для всех.

Хотя каждый бизнес работает по-своему, вопрос «стоит ли нанимать виртуального помощника » на самом деле сводится к тому, можете ли вы извлечь выгоду из передачи своих задач поддержки кому-то другому. Выгода может быть денежной или неденежной. Это ты

Экономить деньги,
Получить больше времени или
Получите лучшую работу.

В любом случае будет полезно передать эту задачу VA. Вам не следует нанимать VA, если вы не получаете какие-либо из этих преимуществ. Помните: не все предприятия созданы равными. Некоторые из них более сложны, чем другие. Поэтому вам необходимо понять структуру вашего бизнеса и определить, могут ли виртуальные активы оказать положительное влияние на вашу прибыль.