Что такое электронные закупки? Преимущества и недостатки

Электронные закупки — это покупка или продажа услуг, материалов и работ, проводимых через бизнес-бизнес, бизнес-потребитель или бизнес-правительство через Интернет и другие аналогичные сетевые системы, такие как обмен электронными данными или планирование ресурсов предприятия .

Это также известно как электронные закупки.

Что такое электронные закупки?

На уровне предприятия сотрудник или специальный отдел устанавливает определенные правила и политику для закупки товаров и услуг, необходимых для бизнеса. Цель состоит в том, чтобы удовлетворить потребности компании по минимально возможным ценам или с наилучшей стоимостью в то время, когда это необходимо.

Для достижения этой цели персонал по закупкам устанавливает отношения с поставщиками, устанавливает руководящие принципы, ведет переговоры по контрактам и устанавливает лимиты закупок на типы разрешенных закупок.

Кроме того, лимиты относятся к предметам, на которые можно потратить деньги. Есть много программного обеспечения , как PurchaseControl, который помогает закупкам людям автоматизировать многие процессы.

Эти процессы включают в себя соблюдение политики, отношения с поставщиками, управление контрактами и т. Д. Все это можно сделать внутри системы. Электронные закупки очень удобны по сравнению с обычными закупками благодаря множеству преимуществ.

Цепочка создания стоимости электронных закупок

Цепочка создания стоимости электронных закупок состоит из

1. Электронное информирование

Этот шаг предшествует процессу покупки и собирает и распространяет информацию о покупке с помощью Интернета. Совместное использование информации означает, насколько критичным и фирменная информация рассказан на поставку цепи партнера.

Этот процесс происходит в основном в системе планирования ресурсов предприятия (ERP).

2. Электронные торги

Целью электронных торгов является улучшение процесса торгов для закупки специализированных работ, товаров или других консультационных услуг, имеющих большую ценность, но небольшого объема.

3. Электронные аукционы

Это процесс проведения аукциона по продаже природных ресурсов, активов или других товаров в Интернете через конкурентные торги. Электронный аукцион обеспечивает большую прозрачность по сравнению с физическими продажами.

4. Управление поставщиками

Когда организация-заказчик пытается контролировать расходы и добиваться совершенства в услугах, имеет место управление поставщиками. Это помогает снизить риски и получить дополнительную выгоду от поставщиков.

5. Управление каталогом

Это стратегический процесс, который начинается, когда поставщики публикуют свой продуктовый портфель в электронном виде, и продукты становятся доступными покупателям для приобретения услуг или товаров в электронном виде, а также появляются.

Напротив, управление каталогом продуктов обеспечивает качество данных о продуктах по разным каналам продаж .

6. Электронные покупки

В отличие от электронных торгов, электронные закупки используются для покупки товаров и услуг, которые имеют большой объем, но низкую стоимость. Это упрощает процесс покупки товаров и услуг.

Основные компоненты этой системы сложны, и требуется разработка системы .

7. Электронный заказ

Процесс создания и утверждения заявки на покупку для размещения, а также получение заказанных продуктов с помощью программного обеспечения значительно улучшает производительность цепочки поставок.

При заказе товаров в Интернете заказанные товары и услуги не имеют отношения к товару. В случае ERP товары и услуги связаны с продуктом.

8. Электронное выставление счетов

Он определяется как любой метод, который используется для создания счета в электронном виде и предоставляется покупателю для оплаты. В крупных корпорациях отдел кредиторской задолженности отвечает за счета-фактуры, которые должны быть утверждены, обработаны, а также оплачены.

9. Управление электронными контрактами

Это управление, которое состоит из управления платежами, дебиторской задолженностью, расчетами по контрактам, изменениями в контрактах, аудитом , гарантиями исполнения и всеми соответствующими контрольными действиями и их электронными вариациями.

Программное обеспечение для электронных закупок

Чтобы внедрить и запустить программное обеспечение для электронных закупок, вам необходимо выбрать программное обеспечение и настроить его. Существует множество функций и функций, которые сильно различаются в зависимости от выбранного поставщика, отрасли, в которой вы работаете, ваших продуктов и т. Д.

PurchaseControl — это программное обеспечение, которое предлагает практически все, что может потребоваться компании для успешного выполнения процесса электронных закупок.

С помощью этого программного обеспечения вы можете сократить или исключить бумажные процессы. Программное обеспечение полностью автоматизировано, что сокращает время, необходимое для выполнения операций, а также вероятность ошибки.

Это программное обеспечение позволяет сотрудникам просматривать множество онлайн-каталогов и выбирать товары, которые они хотят купить. Он также позволяет сотрудникам управлять своей подпиской и покупками, которые были созданы при первоначальной настройке.

В программном обеспечении хранится много информации прямо из предметов из разных материалов, одобренных отделом закупок. С этими поставщиками установлены установленные отношения, и контракты будут храниться в PurchaseControl вместе с контактной информацией поставщика, а также условиями оплаты, что упростит задачу.

Программное обеспечение также хранит список времени и соответствующих поставщиков, у которых они доступны. Это также гарантирует, что никто, запрашивающий товары или совершающий покупки, не может покупать что-либо, что выходит за рамки их бюджета или несовместимо с ИТ-структурой компании.

Кроме того, существует множество других программ для электронных закупок общего назначения, которые адаптированы для розничной торговли, 3PL, а также для управления складом.

Преимущества

Электронные закупки имеют следующие существенные преимущества для компаний:

1. Снижение затрат

Программное обеспечение для электронных закупок имеет встроенный инструмент, который помогает максимально повысить производительность и одновременно сократить расходы, что не только снижает накладные расходы, но и сводит к минимуму бумажную работу.

Программное обеспечение полностью автоматизировано, что оптимизирует процессы и обеспечивает быстрые циклы от создания заказа до его выполнения. Кроме того, есть возможность более качественного выбора товаров и услуг.

2. Сокращение покупательских циклов.

Централизованное отслеживание транзакций упрощает отчетность по заказам, заявкам и платежам. Это также обеспечивает соблюдение контракта. Все это приведет к сокращению сроков доставки.

У клиента есть электронный доступ ко всем доступным продуктам и услугам.

4. Улучшенный контроль инвентаря.

Специалисты по закупкам могут мгновенно найти продукты из предпочтительных поставок. Покупки, которые они могут совершать, ограничены, что позволяет лучше контролировать запасы.

5. Прозрачность

Вся информация о закупках централизована и доступна руководству, акционерам, внутренним и внешним заинтересованным сторонам по мере необходимости.

Это полезно, особенно в случае государственных закупок, когда каждый участник торгов получает равные возможности. Операционные издержки снижаются, поскольку конкуренция в области электронных закупок возрастает.

Поскольку Интернет стал более доступным и открытым, все больше и больше людей имеют доступ к информации, которой раньше не было.

Недостатки

Поскольку продавец получает больше информации о клиенте, чем он получил бы в случае регулярной структуры цепочки поставок, одним из существенных недостатков электронных закупок является стимул для продавца воспользоваться преимуществами клиента.