В бизнесе происходит много разных процессов. Выставление счетов клиентам, проверка электронной почты, обработка налогов и заработной платы, ответы на запросы клиентов и многое другое — все это примеры того, что происходит в бизнесе. Без этих процессов компания не сможет работать бесперебойно и в конечном итоге потерпит неудачу.
По общему признанию, эти задачи требуют времени, энергии и большого терпения, чтобы быть выполненными. И по мере роста бизнеса то, что когда-то было простыми процессами, станет сложным и в более широком масштабе. Конечно, добавление новых сотрудников или отделов поможет, но это может усложнить общение. Не говоря уже о том, что это будет стоить дороже.
По этой причине автоматизация бизнес-процессов (BPA) была спасателем многих компаний, и это справедливо. Если вы новичок в этой концепции, вот несколько вещей, которые вам нужно знать об этом.
ЧТО ТАКОЕ АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ?
Наиболее простое определение автоматизации бизнес-процессов заключается в том, что она заключается в использовании технологий для автоматизации процессов рабочих процессов, сокращения затрат и повышения производительности бизнеса. Используя программное обеспечение BPA, вы снимаете с себя утомительную и ручную работу.
Автоматизация бизнес-процессов имеет свои ключевые преимущества. Для начала, автоматизация процессов означает, что вам и вашим сотрудникам больше не придется иметь с ними дело. Вместо этого они смогут сосредоточиться на более ценной работе, такой как планирование стратегии высокого уровня и инновации.
Мотивация сотрудников также будет улучшена в том смысле, что им не придется выполнять сложные и повторяющиеся задачи, например, выставление счетов клиентам. Наконец, автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму человеческие ошибки в большей степени. Независимо от того, насколько внимательны к деталям сотрудники, они все еще люди и на этом пути будут совершать ошибки.
СОЗДАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОГО БИЗНЕСА
Излишне говорить, что автоматизированный бизнес имеет свои преимущества перед тем, которого нет. И чем раньше вы научитесь автоматизировать свой бизнес, тем лучше вы будете преодолевать препятствия в будущем. Так как ты это делаешь? Вот шаги.
ИЗЛОЖЕНИЕ ЗАДАЧ
Первым шагом к тому, чтобы стать автоматизированным бизнесом, является знание задач, которые вы регулярно делаете, скажем, ежедневно или еженедельно. Их перечисление может показаться простым, и это действительно так. Тем не менее, многие компании делают ошибку, выбирая неправильные задачи для автоматизации затрат денег и траты драгоценного времени.
Некоторые из этих задач могут включать в себя:
- Вычитка и / или сканирование документов
- Заполнение онлайн-форм
- Отвечая на электронные письма
- Обновление вашей контактной книги
- Резервное копирование вашего сайта
- Размещение в социальных сетях
- Выставление счетов клиентам
- Публикация сообщений в блоге
- И все остальное, что вы можете думать о
ПРОСМОТРИТЕ СПИСОК ЗАДАЧ
Просмотрите свой список и тщательно проверьте, есть ли задачи, которые можно делегировать или полностью исключить. Скорее всего, вы найдете одну или две задачи, которые на самом деле не повлияют на ваш бизнес, даже если вы их вообще не выполняете. Что еще более важно, эти ненужные задачи, вероятно, будут вызывать у вас время и деньги.
Теперь самое интересное. Из списка, который вы создали, выберите те, которые, по вашему мнению, вы можете автоматизировать. Есть много инструментов автоматизации, которые вы можете быть настолько креативными и амбициозными, насколько захотите. Кроме того, вы еще не совсем поняли, как автоматизировать свой бизнес.
Задачи, которые требуют творческого мышления и большого человеческого участия, не должны быть автоматизированы. Эти задачи могут включать создание контента, решение проблем, рекламу в социальных сетях и тому подобное.
ВЫБОР ИНСТРУМЕНТОВ АВТОМАТИЗАЦИИ
После тщательного выбора задач для автоматизации пришло время выбрать инструменты, которые понадобятся вам, чтобы сделать все это возможным. Обратите внимание, что существует множество инструментов автоматизации, поэтому бывает сложно узнать, какие из них подходят для нужд вашего бизнеса.
Существует пять основных типов средств автоматизации, а именно:
- Автоматизация рабочего стола, такая как макросы Excel
- Оцифровка документов, которые являются инструментами, которые создают наборы данных из форм и документов, используя когнитивные способности
- Robotic Process Automation (RPA) в форме приложения или бота, который может взаимодействовать с пользовательским интерфейсом (пользовательским интерфейсом) так же, как это делает человек.
- Интеллектуальная автоматизация процессов (IPA), которая сочетает в себе автоматизированную автоматизацию процессов с машинным обучением. По сравнению с RPA, IPA не только копирует человеческие процессы, но также учится и совершенствуется со временем.
- Управление бизнес-процессами (BPM) — это программное обеспечение, которое может обеспечивать координацию между различными инструментами, которые используются в бизнесе.
Благодаря всем этим возможностям стоит проявить должную осмотрительность при поиске подходящего инструмента автоматизации для вашего бизнеса. Интернет — ваш лучший друг, поэтому не спешите заниматься исследованиями. Следующим шагом является регистрация системы автоматизации.
УСТАНОВИТЕ ЦЕЛИ И ПРОВЕРЬТЕ СВОЮ СИСТЕМУ АВТОМАТИЗАЦИИ
Конечно, причина, по которой вы автоматизируете свой бизнес, заключается в том, чтобы сделать его более прибыльным . В противном случае, бессмысленно иметь автоматизированный бизнес. Вот почему важно, чтобы вы ставили конкретные цели, чтобы оценить ваш успех и эффективность вашей системы автоматизации.
Поскольку вы только начинаете, ваша цель может быть такой же простой, как и способность соответствовать производительности ваших сотрудников с помощью автоматизации. Таким образом, если у вас есть десять сотрудников, которые каждый день тратят час на ответы на электронные письма, ваша цель — использовать автоответчик электронной почты, чтобы иметь возможность удалить эти задачи из своих корзин.
Если все идет по плану, и вашим сотрудникам больше не нужно проверять свои электронные письма и отвечать на них, это хорошо. Тем не менее, вы не должны быть довольны только этим. Один дополнительный час, который вы получили от автоматизации ответов по электронной почте, следует использовать где-то еще. Это может быть любая другая задача, но, по крайней мере, она должна принести больше пользы вашему бизнесу.
ДЕЛАЙТЕ ЭТО ПО ОДНОМУ ШАГУ ЗА РАЗ
Как упоминалось ранее, вы будете использовать более одной системы автоматизации для вашего бизнеса. Это должно оставаться верным, если только вы не найдете единую систему, способную автоматизировать несколько задач одновременно. Но это, вероятно, маловероятно, по крайней мере, на данный момент.
Кроме того, вы не хотите чувствовать себя перегруженным, используя несколько систем автоматизации с самого начала. Делайте это медленно и используйте одну систему за раз. Прежде чем вы даже подумаете об автоматизации другой задачи, проследите, чтобы все в компании уже прошли обучение вашей существующей системе.
ВЫ НА ПУТИ К АВТОМАТИЗИРОВАННОМУ БИЗНЕСУ
Всегда помните, что основная цель автоматизации бизнес-процессов — высвободить время, которое следует потратить на более ценную работу. Автоматизация, при правильном использовании, значительно минимизирует или даже устраняет риск человеческой ошибки. Это, в свою очередь, приведет к улучшению продуктов и услуг, повышению производительности и увеличению прибыли.
