Как использовать план коммуникаций для повышения эффективности рабочего места

Планы коммуникации имеют большее значение, чем вы думаете. Даже если информация была раскрыта на встрече или в электронном письме, люди могут быть забывчивыми. Все время, потраченное на просмотр заметок о встречах и сообщений в поисках подробностей, складывается. Опрос, проведенный в 2023 году платформой управления работой Asana, показал, что люди тратят до 60% своего времени на «работу ради работы», тратя большую часть своего дня на поиск документов, получение одобрений и проверку проектов.

План коммуникации освобождает вашу команду для разработки и предоставления интересного контента, лежащего в основе самого проекта, устраняя, где это возможно, неэффективность.

Что такое коммуникационный план в управлении проектами?

В мире управления проектами план коммуникации является единственным источником достоверной информации о незавершенном проекте. В этих схемах передается информация об исполнении на высшем уровне, такая как сроки и предпочтительные методы общения между соответствующими членами команды и ключевыми заинтересованными сторонами. Планы коммуникации являются неотъемлемой частью процесса планирования, потому что, если они выполнены правильно, они позволяют всей вашей команде быть в курсе событий.

Что должно быть включено в план коммуникации?

Эффективный план коммуникации проекта должен касаться того, кто, где и когда реализует тот или иной проект. Это описание того, кто кому должен сообщать какие подробности, где они будут делиться информацией и как часто они будут предоставлять обновления. В некоторых случаях план коммуникации может также охватывать последующие этапы проекта с инструкциями о том, как анализировать соответствующие показатели после запуска.

Преимущества плана коммуникаций

К основным преимуществам коммуникационного плана относятся:

Меньше дублирующих усилий

Дублирующая работа может быть независимой (скажем, переписывание документа с нуля, потому что вы не смогли найти оригинал) или совместной (третий раз за неделю информирование коллеги о статусе проекта, что оставляет вам меньше времени для достижения прогресса в этом проекте). проект). Когда командное общение неясно, это создает повторяющиеся дублирования, предотвращая критические периоды концентрации, необходимые для выполнения. План коммуникации может стать первой линией защиты от такого рода хлопот.

Лучшее общение между командами

Коммуникационные цели лежат в основе большинства организаций, и на это есть веские причины. Плохое общение может привести к ошибкам, снижению производительности и менее гармоничной рабочей среде. Более эффективное общение начинается с четких ожиданий, а план общения устанавливает полезные границы, которые позволяют командам оптимизировать свою производительность и уважать графики друг друга.

Повышенная прозрачность

Хранение всей необходимой информации в центральном, легкодоступном месте — один из лучших способов объединить команду и максимально эффективно использовать время каждого. Публичный план не только помогает ответить на вопросы до того, как они возникнут, но также дает представление о том, над чем работает каждая команда, что может быть полезно, когда появляется возможность или связь.

Когда члены команды имеют четкое представление о дорожной карте и ролях отдельных лиц в ней, это обеспечивает более информированный стиль сотрудничества. Коллеги могут направлять идеи нужным командам и тратить меньше времени на обсуждение ответственности за определенные задачи.

Как написать план коммуникаций

План коммуникации может представлять собой подробную и конкретную карту проекта или общий документ с лучшими практиками, к которому можно обращаться по мере необходимости. Вот что следует учитывать при написании собственного плана:

1. Знайте свою аудиторию

На протяжении всего проекта будет существовать ключевая аудитория, которую необходимо информировать о конкретных обновлениях. Эта аудитория может быть внутренними членами команды. Или, если в часть вашего проекта вовлечены внешние заинтересованные стороны, вам может потребоваться привлечь таких людей, как инвесторы или члены сообщества, которые помогают спонсировать проект.

2. Определите заинтересованные стороны

В каждом проекте задействована уникальная сеть людей, и план коммуникации дает возможность определить, как их работа должна пересекаться. Для каждого этапа проекта составьте список ключевых заинтересованных сторон, включая соответствующих членов команды и любых внешних игроков. Обсудите эти детали на стартовом совещании по проекту, чтобы заручиться поддержкой заинтересованных сторон.

3. Определите способы связи

Определение предпочтительных методов общения вашей команды является важной частью хорошего плана коммуникации. Как руководитель проекта, в вашем распоряжении множество инструментов и каналов связи. Выбор различных каналов будет зависеть от предпочтений компании и вероятности принятия. Если вы планируете внедрить новые платформы, такие как Slack или Microsoft Teams, сначала спросите мнение членов команды.

Независимо от того, какие инструменты вы выберете, следует учитывать два стиля общения: 

  • Асинхронный: асинхронное общение — это все, что отправляется без ожидания немедленного ответа, например электронное письмо. 
  • Синхронный. Синхронное общение подразумевает взаимодействие в режиме реального времени, например мгновенные сообщения или личные встречи. 

Эффективный план коммуникаций показывает, как эти два способа общения пересекаются. Например, вы можете решить зарезервировать электронную почту для общения с внешними заинтересованными сторонами из других организаций и использовать программное обеспечение для видеоконференций, такое как Zoom, Microsoft Teams или Google Meet, для мозговых штурмов.

4. Установите ритм общения

Некоторых членов команды необходимо будет вовлекать в каждый этап проекта, предоставляя ежедневные обновления, а некоторых — только в критические моменты — например, руководителей высшего звена и руководителей бизнеса. Установите в своем плане рекомендации по частоте общения, которые учитывают время каждого и сводят к минимуму ненужные перерывы или ненужные моменты. 

5. Опишите структуру 

Шаблоны планов коммуникации обычно разбиваются на сетки, которые делят весь график на этапы. Каждый этап должен включать краткое описание (например, «обновление общего статуса проекта»), частоту проверок («ежемесячно»), где должны происходить эти проверки («встреча Zoom»), предполагаемых получателей или аудиторию. за эти обновления («полная команда») и ведущий член группы, обрабатывающий эти уведомления («Джейн Доу»). 

6. Поддерживайте актуальность информации

Разместите готовый план коммуникации в центральном общем месте, доступном всем членам команды. Например, если ваша команда использует платформы обмена мгновенными сообщениями, такие как Slack, закрепите важные ссылки в верхней части групповых каналов для быстрого поиска. Держите документ в курсе любых сдвигов сроков или развития проекта и сообщайте о них соответствующим образом.

Часто задаваемые вопросы по плану связи

Какова цель плана коммуникаций?

В управлении проектами план коммуникаций содержит важную информацию о сроках реализации проекта и подчеркивает роли и обязанности различных заинтересованных сторон. Установление предпочтительных методов общения и частоты общения между различными группами способствует более эффективному командному сотрудничеству и уменьшению дублирования работы.

Что такое хороший план коммуникации?

Эффективный план коммуникации управления проектом четко определяет, когда включать конкретных членов команды в различные этапы проекта, как команды должны взаимодействовать друг с другом и где они должны это делать. Хороший план антикризисной коммуникации гарантирует, что в случае кризиса заинтересованные стороны будут иметь единообразную информацию по различным точкам соприкосновения.

Чего не следует включать в план коммуникации?

Избегайте включения конфиденциальной личной информации, конфиденциальных бизнес-стратегий, спекулятивной информации или чего-либо еще, что может поставить под угрозу безопасность компании или создать путаницу в вашем плане общения.

Существуют ли различные типы планов связи?

Планирование коммуникаций обусловлено множеством различных сценариев. В дополнение к планам коммуникаций по управлению проектами существуют планы кризисной коммуникации, которые содержат пошаговый план действий на случай возникновения кризиса, и планы маркетинговых коммуникаций, в которых подробно описывается, как и где вы планируете охватить свою целевую аудиторию относительно запуска продукта или обновление бренда. В этих планах обычно описываются этапы кампании в социальных сетях или основные моменты пресс-релиза для средств массовой информации.