Интернет сделал работу в сети намного проще, чем раньше, а новые технологии сделали виртуальный мир реальностью. Более того, взаимодействие с человеком, находящимся за много миль, сегодня — это всего лишь несколько кликов.
Следовательно, эти достижения также меняют корпоративный мир, создавая удаленные команды на рабочем месте. Предприятия все чаще внедряют виртуальную работу, созданную с учетом передового мирового опыта. В конце концов, они могут достичь более высокого уровня производительности и одновременно сократить расходы.
По сути, цель удаленной команды, люди, технологии и процесс удаленной команды являются ключевыми элементами, определяющими ее работу. Поэтому крайне важно эффективно создавать виртуальную команду и управлять ею .
Чтобы лучше понять, давайте рассмотрим создание и управление критическими факторами в виртуальной команде.
Как создать виртуальную команду?
Создание виртуальной команды — это не высшая математика. Ключом к созданию эффективной виртуальной команды является признание целей компании и использование ресурсов в соответствии с этими целями.
Поэтому, чтобы заложить основу виртуальной команды, необходимо:
Наймите правильных людей
Удаленные команды могут нанимать лучших специалистов из числа квалифицированных работников благодаря виртуальной настройке. Однако важны не только навыки и квалификация.
Образцовые удаленные работники должны быть наняты для стабильной работы и устойчивого развития. Поэтому при найме удаленных работников они должны иметь:
Технологические способности: рабочие процессы в виртуальной команде выполняются с использованием технологий. Начиная с планирования и заканчивая получением результатов, различные технологические платформы используются для совместной работы, не находясь в одном и том же физическом пространстве. Поэтому для виртуальной команды предпочтительны люди, обладающие базовыми техническими ноу-хау. Это делает виртуальную работу удобной и эффективной.
Опыт самоуправления: они должны практиковать самоуправление в своем качестве. То есть они должны были заниматься фрилансом, удаленной работой или предпринимательскими проектами или инвестировать в хобби. Это важно, потому что удаленная команда имеет минимальный контроль, а отдельный участник отвечает за задачу от начала до конца. Ожидается, что участник будет предоставлять результаты в темпе с другими членами команды для достижения целей.
Хорошие коммуникативные навыки. Недостатком виртуальной рабочей среды является отсутствие личного общения. Поэтому крайне важно нанимать тех людей, которые могут кратко и ясно выражать свои мысли через виртуальные способы общения. Например, хорошие навыки письма — это основная способность удаленного работника, поскольку большую часть дня он тратит на отправку электронных писем и ответы на них.
Здоровая система социальной поддержки: виртуальная работа может стать монотонной из-за отсутствия межличностных связей и социальных встреч. Поэтому дома или в том месте, где работает удаленный работник, крайне важно наличие здоровой системы социальной поддержки. Кандидат с хорошими социальными связями, хобби и интересами проявит большую продуктивность и добьется хороших результатов.
Создайте команду вокруг цели
В отсутствие физического рабочего места определение и информирование о потребностях компании является ключом к созданию виртуальной команды. После того, как люди наняты, их следует объединить для достижения общей цели.
Акцент на общей цели обеспечивает ясность для рабочих и автоматический контроль. В виртуальных командах преследуемая цель может быть краткосрочным или долгосрочным планом. Компания может изменить свои цели в зависимости от меняющихся потребностей проекта, требований клиентов и т. д.
Установите четкие ожидания
Постановки целей недостаточно. Жизненно важно спрогнозировать результаты, а также установить определенные ожидания.
Более того, это становится необходимым в виртуальной установке, в которой отсутствуют необходимые механизмы контроля. Установление четких ожиданий приводит к своевременному завершению работы и обеспечивает точность, удерживая работников на правильном пути.
Эти ожидания являются путеводной звездой для сотрудников и устанавливают стандарты их работы. Например, определение сроков, источников данных, инструментов, которые будут использоваться, компонентов отчета и т. д., возможно, каких-то ожиданий для сотрудников. Эти ожидания могут быть основаны на эффективности работы, рабочих процессах или конечных результатах.
Документируйте все онлайн
Корни бизнеса лежат в его процессах. А подробное документирование каждого процесса делает компанию более эффективной.
Что касается виртуальной команды, необходима онлайн-документация. Виртуальное хранилище служит той же цели для удаленного подразделения, что и документы в твердом переплете и отчеты для физической команды.
Кроме того, онлайн-документация с единой базой данных помогает заполнить пробелы в рабочей силе. Потому что, когда ряд работ определен и задокументирован, новому человеку становится легче взять на себя управление.
Какой бы сложной она ни казалась, документация — это путь к организованной работе и успеху бизнеса. Документация на каждом этапе определяет будущие действия и устанавливает стандарты производительности и ожидания. Это также может быть евангелием для стажеров или новичков в команде.
Получите подходящие цифровые инструменты
Ключевым моментом при настройке виртуального рабочего пространства является определение рабочих требований компании. Как только профиль выполняемой работы становится ясным, становится легче выбрать технологические инструменты, которые будут использоваться.
Более того, виртуальные орудия должны быть доступны и просты в использовании: чем более адаптируемая технология, тем более плавными будут операции.
Виртуальная команда может использовать следующие цифровые инструменты:
Инструменты для обмена мгновенными сообщениями. Виртуальные члены команды должны быть в постоянном контакте друг с другом, и инструменты для обмена мгновенными сообщениями делают это возможным. Они пригодятся для получения обновлений, обсуждения проблем и их устранения с помощью коротких взаимодействий, для которых видеозвонок может быть излишним. Эти инструменты также предоставляют гибкие возможности для индивидуального взаимодействия с участниками, а не со всей командой. Google Hangouts, Slack, Rocket chat — вот лишь несколько примеров популярных инструментов для обмена мгновенными сообщениями.
Инструменты для видеоконференций. Взаимодействие лицом к лицу в виртуальной команде стало возможным благодаря инструментам для видеоконференций. Они пригодятся для подробных обсуждений, мозгового штурма, анализа процессов и неформальных сессий в виртуальной среде. Эти инструменты упрощают коллективное взаимодействие в виртуальной команде благодаря различным вариантам чата и совместной работы. Более того, они в первую очередь обеспечивают совместную работу с различными рабочими инструментами, что упрощает совместную работу. Ushare, Microsoft Teams, Zoom и т. д. — вот несколько примеров инструментов для проведения видеоконференций, которые обеспечивают более тесную связь с человеком в виртуальной среде.
Инструменты управления проектами. Рабочие действия, выполняемые для различных проектов, осуществляются совместно с использованием инструментов управления проектами. Они пригодятся для распределения задач и обязанностей, отслеживания прогресса, вклада и проверки коллегами, а также обновлений работы в режиме реального времени. Эти инструменты работают как информационные панели для удаленных команд и организуют их рабочие процессы. Proofhub, ClickUp, Basecamp — несколько примеров того же.
Цифровые инструменты управления персоналом: сотрудники удаленной команды управляются с помощью цифровых инструментов управления персоналом. Они пригодятся на протяжении всего процесса найма, ведения онлайн-базы данных сотрудников, обучения и оплаты их труда в цифровом виде. Recruitee, SAP Global, Jazz HR — примеры цифровых HR-инструментов.
Инструменты планирования. Определение стандартного времени и графиков совместной работы — это ключ к выполнению работы в удаленной команде. Таким образом, графики рабочего времени управляются с помощью инструментов планирования. Эти инструменты делают доступными рабочие временные интервалы каждого участника, что упрощает подключение для выполнения работы. Google Calendar, Calendly, Doodle — некоторые инструменты, помогающие управлять графиком работы удаленных сотрудников.
Инструменты хранения: документы, записи и рабочие файлы удаленной команды хранятся на месте с помощью инструментов виртуального хранилища. Они помогают сохранять работу над прошлыми проектами, обмениваться рабочими файлами со всей командой, обновлять содержимое и сохранять необходимые учетные данные для команды. DropBox, Google Drive и SharePoint — это инструменты хранения, которые стоит рассмотреть для беспроблемной удаленной работы.
Инструменты виртуальной доски: удаленная команда может выполнять работу только тогда, когда все ее члены находятся на одной странице. А инструменты виртуальной доски переводят эти индивидуальные мысли в коллективные действия. Эти инструменты предоставляют команде общий холст для мозгового штурма и совместного планирования для достижения своей цели. Более того, такие опции, как комментарии, совместное использование и синхронизация, еще больше упрощают процесс совместной работы. Stormboard, MURAL, «Объясните все» — некоторые заслуживающие внимания примеры инструментов виртуальной доски.
Как управлять виртуальной командой?
После того, как базовая настройка удаленной команды завершена, на сцену выходят рабочие политики и процессы. Работа и успех удаленной команды в конечном итоге зависят от того, насколько хорошо команда управляется в виртуальной среде.
Поэтому для управления виртуальной командой жизненно важно:
Высококвалифицированные люди
Обучение является важным аспектом виртуальной команды.
Весь бизнес происходит в виртуальной среде в удаленной команде. Поэтому техническое обучение, основанное на навыках, необходимо для постоянного повышения производительности труда. Достижения в области технологий также требуют частого обновления ноу-хау и обучения.
Более того, компании также стремятся развивать социальные навыки своих удаленных сотрудников для их общего развития. Сессии и семинары по лидерству , общению, управлению стрессом и т. д. могут быть проведены для достижения этой цели.
Укрепляйте доверие и связи
Люди являются социальными существами и хотят эмоциональных связей даже в рабочей среде. Более того, члены виртуальной команды принадлежат к разным регионам, национальностям, языковым группам и т. д., поэтому доверие является той связующей силой, которая создает гармонию в виртуальной команде.
Таким образом, неформальные мероприятия по созданию команды необходимы для развития значимых отношений в виртуальной команде; ежедневные мероприятия по созданию команды имеют решающее значение. Как только доверие установлено, делегирование обязанностей становится более управляемым, и участники могут легко использовать синергию совместной работы в команде.
Делегирование обязанностей
Работа удаленной команды строится вокруг центральной цели. И эта основная цель затем делится на более мелкие цели. Эти более мелкие цели определяют производительность отдельного члена команды.
Обязанности распределяются в соответствии с опытом, который различные члены привносят в команду. Задачи разделены, а обязанности распределены для выполнения конкретной микроцели каждого члена команды. Выполнение этих микроцелей означает выполнение более крупной цели бизнеса.
Совместная работа в режиме онлайн
Члены удаленной команды обычно рассредоточены географически. Члены команды никогда не встречаются физически для ведения бизнеса, поэтому сотрудничество в рабочем графике жизненно важно.
Понимание моделей работы рабочих и уровней эффективности необходимо для разработки стандартного графика работы для всех членов команды. Кроме того, работники должны быть обучены, чтобы они были гибкими к изменениям в своей рабочей рутине, чтобы приспособиться к изменяющимся потребностям бизнеса.
Все эти факторы способствуют здоровому балансу между работой и личной жизнью и высокому уровню производительности удаленных работников благодаря совместному графику работы. Важно отметить, что признание личных потребностей каждого члена команды играет решающую роль в достижении такого сотрудничества.
Регулярная регистрация
Настройка виртуальной работы сводит к минимуму физический контроль и вмешательство наставников. Тем не менее регулярные проверки — отличный способ оптимизировать бизнес и продолжать работать над тем, что важно.
Отслеживание действий сотрудников помогает определить их эффективность и показывает прогресс проекта.
Кроме того, краткие рабочие обновления также решают проблемы быстрее и эффективнее.
Эти регулярные проверки, кроме того, делают работников удобными в служебной иерархии и развивают связи с коллегами. Кроме того, компании могут разработать специальные персонализированные индикаторы, чтобы сообщать о важности и срочности действий и объяснять то же самое команде для согласования энергии и сотрудничества.
Защитите и обновите цифровые инструменты
Для настройки удаленной работы требуются виртуальная база данных и бизнес-записи. Поскольку каждая бизнес-операция маршрутизируется виртуально, рабочее пространство подвержено онлайн-угрозам и злоупотреблениям.
Поэтому становится жизненно важным защитить цифровые ссылки и обезопасить рабочее пространство в Интернете.
Установка антивируса, изучение параметров безопасности цифровых инструментов, использование двусторонней аутентификации, использование VPN, разделение личных и профессиональных окон входа в систему, очистка кеша и т. д. — вот некоторые способы защиты цифровой рабочей настройки.
Удаленная команда построена на технологии; поэтому постоянные обновления и модернизация этих цифровых орудий необходимы для общей эффективности операций.
Обслуживание технологии посредством регулярных обновлений, повторного лицензирования и т. д. имеет решающее значение для снижения неэффективности. Кроме того, постоянное цифровое обновление оптимизирует работу и делает ее более доступной, что является дополнительным преимуществом.
Обеспечьте бесперебойную связь
Коммуникация является основой функционирования в виртуальной команде. Хорошая коммуникационная сеть должна быть спланирована и реализована для формальных операций.
Плавная коммуникация означает меньшее количество ошибок, лучшую производительность и лучшие результаты.
Выбор соответствующих средств связи, разработка подходящего стиля общения и обучение в том же формате, определение сроков общения, выбор формальных шаблонов электронной почты для работы и т. д. являются важными коммуникационными протоколами, которые необходимо решить.
Измеряйте прогресс в реальном времени
Измерение прогресса работы команды так же важно, как и сама работа.
Поэтому бизнес должен разработать стандарты для измерения вклада каждого члена в команду индивидуально и коллективно. Это помогает в установлении сроков, образцов передового опыта, а также в сравнении с производительностью конкурентов.
Эти индикаторы прогресса также могут отображать сильные и слабые стороны удаленной команды, которые можно быстро устранить.
Нижняя граница
В конечном итоге люди, процессы и технологии определяют возможности удаленной команды. И становится необходимым усилить каждый компонент для совместной работы.
Более того, по данным Statista , удаленные команды более продуктивны, инклюзивны и удобны для сотрудников. Эти преимущества в сочетании с быстрой цифровой трансформацией определенно говорят о том, что виртуальные команды — это путь вперед. Таким образом, понимание основ виртуального тимбилдинга поможет бизнесу в будущем хорошо зарекомендовать себя.
